Intern meldingssysteem (Whistleblowing)

De regels rond Whistleblowing zijn bedoeld om personen te beschermen wanneer ze ernstige inbreuken melden, die schade toebrengen of kunnen toebrengen aan het algemeen belang en aan de reputatie van Belfius Insurance NV, gekend onder de merk- en handelsnaam Belfius Direct Verzekeringen.

Als iemand zo'n probleem wilt melden, kan hij dit doen met de zekerheid dat het 100% vertrouwelijk blijft. Hij hoeft niet bang te zijn voor negatieve gevolgen.

Deze regels werden aangepast naar aanleiding van de wijziging binnen de Belgische wetgeving, gebaseerd op de Europese ‘Whistleblowing’ Richtlijn.

Ze zijn van toepassing vanaf 15 februari 2023.

De inbreuken kunnen op de volgende gebieden van toepassing zijn:

• Financiële diensten, producten en markten:
  • Mogelijke of echte overtredingen van de regels over het statuut van en het toezicht op financiële instellingen die onder toezicht staan van de Nationale Bank van België (zoals goed bestuur, fit & proper, financiële rapportage,…).
  • Elke mogelijke of feitelijke inbreuk op de wet- en regelgeving waarop de FSMA toezicht houdt (zoals correcte, duidelijke en volledige informatie aan de klanten, belangenconflicten, …).
• Voorkomen van witwassen van geld en financiering van terrorisme.
• Consumentenbescherming.
• Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens.
• Overheidsopdrachten.
• Bestrijding van belastingfraude.
• Sociale fraudebestrijding.
• De regels met betrekking tot marktmisbruik en concurrentie.

Het kan hierbij gaan over:

• Inbreuken die al hebben plaatsgevonden.
• Inbreuken die (waarschijnlijk) plaats zullen vinden.
• Handelingen of verzuim die kunnen beschouwd worden als inbreuken.

• Personen die informatie hebben verkregen over inbreuken in een werkgerelateerde context:
  • Werknemers.
  • Zelfstandigen die voor de onderneming werken (consultants, freelancers).
  • Aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming. Niet-uitvoerende leden, vrijwilligers en betaalde of onbetaalde stagiairs zijn ook inbegrepen.
  • Iedereen die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van Belfius Insurance NV.
  • Ex-werknemers.
  • Toekomstige werknemers die het misbruik tijdens het rekruteringsproces hebben opgemerkt.
  • Ook mensen die gelinkt zijn aan de persoon die de inbreuk gemeld heeft en die vrezen voor negatieve gevolgen, zijn beschermd.
• Wanneer de informatie over inbreuk buiten de werkrelatie valt, is dit beleid ook van toepassing op personen die overtredingen van de regels melden:
  • met betrekking tot financiële diensten, producten en markten.
  • over het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Als na het onderzoek blijkt dat opzettelijk valse informatie is gemeld of openbaar gemaakt dan kan dit aanleiding geven tot vervolging van de melder overeenkomstig het Wetboek van Strafrecht.

In geen geval wordt de identiteit van de melder bekendgemaakt aan iemand anders dan de Head of Compliance en de dienst Compliance die instaan voor de ontvangst en de opvolging van de meldingen.

De verwerking en bewaring van persoonsgegevens van de personen betrokken bij de behandeling van een melding gebeuren in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen op het gebied van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verwerking van persoonsgegevens volgens de principes opgenomen in het privacycharter van Belfius Insurance NV.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Belfius Insurance NV.

De verwerker van de meldingen is de Head of Compliance van Belfius Insurance NV. De aanvragen tot toegang tot de persoonsgegevens, verbetering of eventuele verwijdering van deze gegevens moeten aan hem worden gericht.

Indien de melding ongegrond wordt bevonden, worden de persoonsgegevens onmiddellijk gewist.

Indien de melding gegrond wordt bevonden, dan worden de naam, functie, contactgegevens van de personen tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, evenals van de betrokkene, met inbegrip van, indien van toepassing, het ondernemingsnummer, bewaard totdat de gemelde inbreuk is verjaard. 

• Binnen Belfius Insurance NV kan je contact opnemen met collega’s van Compliance die de meldingen in alle confidentialiteit zullen beheren via de mailbox: compliance@belins.be
• Doe je je aangifte toch liever extern, dan kan dit via:
  
  • De federale coördinator, belast met de coördinatie van externe meldingen in de private sector.
  • De toezichthouders van Belfius Insurance NV: de FSMA of de NBB.

Vanzelfsprekend geeft Belfius Insurance NV er de voorkeur aan dat de melding intern verloopt.

Ook anonieme meldingen zijn mogelijk.

Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens is het centraal informatiepunt inzake de bescherming van de melders.