Procédure de système d’alerte
(Whistleblowing)

Les règles de lancement d’alerte sont conçues pour protéger les personnes qui signalent des infractions graves qui nuisent ou pourraient nuire à l'intérêt public et à la réputation de Belfius Insurance SA, connue sous la marque et le nom commercial Belfius Direct Assurances.

Si une personne souhaite signaler un tel problème, elle peut le faire en ayant la garantie que cela restera entièrement confidentiel. Elle ne doit pas avoir peur de subir des conséquences négatives.

Ces règles ont été adaptées à l'évolution de la législation belge, basée sur la directive européenne ‭«Whistleblowing».‬‬‬

Elles s'appliquent depuis le 15 février 2023.

Les violations peuvent porter sur les domaines suivants:

• Les services, produits et marchés financiers:
  • Des infractions possibles ou réelles aux règles relatives au statut et à la supervision des établissements financiers soumis au contrôle de la Banque nationale de Belgique (comme la bonne gouvernance, la conformité des dirigeants, la communication financière, etc.).
  • Tout manquement potentiel ou avéré à la réglementation financière surveillées par la FSMA (tels que l'information correcte, claire et complète des clients, les conflits d'intérêts, …
• La prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
• La protection des consommateurs.
• La protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et la sécurité des réseaux et des systèmes d'information.
• Les marchés publics.
• La lutte contre la fraude fiscale.
• La lutte contre la fraude sociale.
• Les règles en matière d'abus de marché et de concurrence.

Cela peut concerner:

• Les infractions déjà commises.
• Les infractions qui auront (probablement) lieu.
• Les actes ou omissions pouvant être considérés comme des infractions.

• Les personnes qui ont obtenu des informations sur des infractions dans un contexte lié au travail:
  • Les collaborateurs.
  • Les indépendants qui travaillent pour l'entreprise (consultants, indépendants).
  • Les actionnaires et les personnes faisant partie de l’organe de direction, de gestion ou de surveillance d’une entreprise. Les membres non exécutifs, les bénévoles ainsi que les stagiaires rémunérés ou non rémunérés sont également inclus.
  •  Toute personne travaillant sous la supervision et la direction des entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs de Belfius Insurance SA.
  • Les anciens collaborateurs.
  • Les collaborateurs potentiels qui ont remarqué l'abus pendant le processus de recrutement.
  • Les personnes liées à la personne qui a signalé l’infraction et qui craignent des conséquences négatives sont également protégées.
• Lorsque les informations concernent une infraction en dehors de la relation de travail, cette politique s'applique également aux personnes qui signalent des violations de règles:
  • en relation avec les services, produits et marchés financiers.
  • sur la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.

Si, à l'issue de l'enquête, il apparaît que de fausses informations ont été délibérément rapportées ou rendues publiques, cela peut donner lieu à des poursuites contre le déclarant conformément au Code Pénal.

En aucun cas l'identité du déclarant ne sera révélée à qui que ce soit d'autre que le Head Of Compliance et le service Compliance chargés de recevoir et de suivre les signalements.

Le traitement et le stockage des données personnelles des personnes impliquées dans le traitement d'un signalement s'effectuent conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de protection de la vie privée et du traitement des données personnelles selon les principes repris dans la charte sur la vie privée de Belfius Insurance SA.

Le responsable du traitement des données personnelles est Belfius Insurance SA.

Le responsable du traitement des signalements est le Head of Compliance de Belfius Insurance SA.

Les demandes d'accès aux données personnelles, de rectification ou de suppression éventuelle de ces données doivent lui être adressées.

Si le signalement s'avère infondé, les données personnelles seront immédiatement supprimées.

Si le signalement est jugé fondé, le nom, la fonction et les coordonnées des personnes couvertes par les mesures de protection et de soutien, ainsi que celles de la personne concernée, y compris, le cas échéant, le numéro d’entreprise, sont conservés jusqu’à ce que l’infraction signalée soit prescrite. Toutes les autres données seront détruites dans un délai de deux mois après la fin de la procédure interne ou, le cas échéant, après la fin de la procédure légale.

• Au sein de Belfius Insurance SA, vous pouvez contacter les collègues de Compliance qui géreront les signalements en toute confidentialité via la boîte mail: compliance@belins.be
• Si vous préférez déposer votre déclaration en externe, vous pouvez le faire via:
  • le coordonnateur fédéral, chargé de coordonner les signalements externes dans le secteur privé.
  • les régulateurs de Belfius Insurance SA : la FSMA ou la BNB.

Naturellement, Belfius Insurance SA préfère que le signalement soit fait en interne.

Des signalements anonymes sont également possibles.

L'Institut fédéral pour la protection et la promotion des Droits humains est le point central d'information concernant la protection des informateurs.